MijnReceptie.ai
Privacyverklaring MijnReceptie.ai
Laatst bijgewerkt: 14 september 2026
1. Wie we zijn
MijnReceptie.ai is een AI-receptioniste-dienst: bedrijven ("onze klanten") gebruiken MijnReceptie.ai om telefoongesprekken, WhatsApp-berichten en gesprekken via een chatwidget op hun eigen website automatisch te laten afhandelen — vragen beantwoorden, berichten aannemen, en afspraken inplannen.
MijnReceptie.ai is een handelsnaam van Metin Solutions (KVK 42049830).
- Handelsnaam: MijnReceptie.ai
- Statutaire naam: Metin Solutions
- KVK: 42049830
- E-mail: info@mijnreceptie.ai
Ons postadres verstrekken we op verzoek via info@mijnreceptie.ai. Vragen over dit beleid of over uw gegevens? Mail naar info@mijnreceptie.ai.
2. Twee soorten gegevens, twee rollen — lees dit eerst
Dit is het belangrijkste onderscheid in dit document.
Bent u een bedrijf dat MijnReceptie.ai gebruikt (onze klant)? Voor uw eigen gegevens — bedrijfsgegevens, inloggegevens, facturatiegegevens — is MijnReceptie.ai verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen zelf waarom en hoe we die gegevens gebruiken.
Belt, appt of chat u met een bedrijf dat MijnReceptie.ai gebruikt? Dan bent u geen klant van ons, maar van dát bedrijf. Voor uw gegevens is dat bedrijf verwerkingsverantwoordelijke, en is MijnReceptie.ai verwerker. Wij verwerken uw gegevens namens en in opdracht van dat bedrijf, niet voor eigen doeleinden.
Vraagt u zelf, als bezoeker van onze eigen website, een gratis demo-telefoontje aan? Dan zit er geen ander bedrijf tussen — voor die gegevens is MijnReceptie.ai zelf verwerkingsverantwoordelijke, op dezelfde manier als voor de gegevens hierboven bij "onze klant".
3. Welke gegevens we verwerken, van wie en waarom
3.1 Gegevens van onze klant, en van iedereen die rechtstreeks contact met ons zoekt
| Gegevenssoort | Waarom | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Account-, bedrijfsprofiel- en teamgegevens (naam, e-mail, telefoon, bedrijfsinfo, inloggegevens) | Het dashboard en de dienst leveren | Zolang uw account bestaat |
| Facturatiegegevens en betaalstatus | Het abonnement factureren | Zolang uw account bestaat. Uw betaalgegevens zelf staan bij Stripe, onze betaalverwerker |
| Aanmeld- en proefperiodegegevens (naam, e-mail, telefoon, IP-adres) | Uw aanmelding verwerken | 90 dagen |
| Gegevens bij een gratis demo-telefoontje via onze eigen website (telefoonnummer, IP-adres) | Het demo-telefoontje uitvoeren en misbruik ervan voorkomen | 90 dagen |
Niet al deze gegevens rusten op dezelfde grondslag:
- Heeft u een account bij ons (de eerste twee rijen)? Dan verwerken we die gegevens om de overeenkomst met u uit te voeren.
- Meldt u zich aan of vraagt u een gratis demo-telefoontje aan (de laatste twee rijen)? Dan is er nog geen overeenkomst. We verwerken uw gegevens dan omdat u ons zelf vraagt iets te doen vóórdat er een overeenkomst is — u vult uw nummer in omdat u gebeld wilt worden. De AVG noemt dit "op verzoek van de betrokkene maatregelen nemen vóór de sluiting van een overeenkomst".
- Het IP-adres dat we bij een aanmelding of demo-aanvraag opslaan, bewaren we niet om u te bellen, maar om misbruik van dat formulier tegen te gaan. Daarvoor beroepen we ons op ons gerechtvaardigd belang om onze eigen dienst tegen misbruik te beschermen.
Dit is de gangbare indeling voor een dienst als de onze; een losstaande juridische toetsing van deze indeling heeft nog niet plaatsgevonden.
3.2 Gegevens van bellers, WhatsApp-contacten en websitebezoekers van onze klant
Voor deze gegevens is onze klant verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker (zie §2).
| Gegevenssoort | Waarom | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Telefoonnummer, naam (uit een terugbelbericht) | Een bericht doorgeven aan onze klant | 90 dagen |
| Transcript van een telefoongesprek (tekst, inclusief samenvatting en eventueel herkende naam/telefoon/e-mail) | Het gesprek kunnen naleveren aan onze klant | 365 dagen (of 30 dagen na een verwijderverzoek) |
| WhatsApp-berichten | Het gesprek voeren en naleveren | Wij bewaren per bedrijf en per telefoonnummer één doorlopende berichtenreeks. Die reeks bewaren we tot 365 dagen na het laatste bericht erin — schrijft u opnieuw, dan begint die termijn opnieuw voor de hele reeks. Bij een verwijderverzoek wissen we de reeks na 30 dagen definitief, en dat betekent: alle berichten die u ooit met dit bedrijf via WhatsApp heeft uitgewisseld. Losse berichten of een enkele periode kunnen wij niet apart verwijderen. |
| Berichten via de websitewidget | Het gesprek voeren | 90 dagen na de laatste activiteit |
| Agendagegevens bij een afspraak (naam, contactgegeven, tijdstip) | De afspraak vastleggen in de agenda van onze klant | Wij bewaren deze gegevens niet apart nadat de afspraak heeft plaatsgevonden; wat daarna met de agenda zelf gebeurt, bepaalt onze klant |
De grondslag hiervoor bepaalt onze klant, niet wij — zij zijn verwerkingsverantwoordelijke. Vraag bij twijfel het bedrijf zelf waarmee u contact had.
Welke toegang we tot de agenda van onze klant hebben. Koppelt onze klant
zijn Google Agenda, dan lezen en schrijven we uitsluitend agenda-gebeurtenissen (via de scopes
calendar.events en calendar.readonly), om beschikbaarheid te tonen en
afspraken vast te leggen. We lezen geen andere Google-gegevens: geen e-mail, geen Drive, geen
contacten.
Wat de website-widget precies opslaat. Bij het openen van de widget wordt een gesprek aangemaakt; daarin komt de volledige tekst van zowel uw berichten als de antwoorden van de AI te staan. Bij een overdracht naar een medewerker vraagt de widget bewust niet naar uw naam, telefoon of e-mail — maar als u die zelf in een bericht typt, staat die tekst wel in het gesprek. Uw IP-adres wordt niet zelf bewaard, alleen een niet-herleidbare versie daarvan, en die verdwijnt na 24 uur.
4. Opnames, transcripten en spraakgegevens — apart, want dit is het gevoeligste onderdeel
Tijdens een telefoongesprek wordt uw stem live naar Deepgram gestuurd om naar tekst om te zetten, en zet Cartesia de tekst van de AI om in gesproken antwoord. Onze eigen systemen slaan alleen de tekst van het gesprek op, nooit het geluidsbestand zelf.
Onze technische infrastructuur voor telefonie (LiveKit) heeft een optionele functie waarmee audio, transcripten en technische logs voor debug-doeleinden kunnen worden vastgelegd ("Agent Observability"). Deze functie staat uit.
Als het dashboard van MijnReceptie.ai heel even niet bereikbaar is tijdens een gesprek, wordt een bericht of transcript tijdelijk lokaal bewaard als noodkopie. Deze noodkopie krijgt dezelfde bewaartermijn als het gewone bericht of transcript (zie §3.2), en wordt ook verwijderd als de betrokken klant zijn account laat verwijderen.
5. Wie deze gegevens nog meer ziet — onze verwerkers en subverwerkers
Om de dienst te leveren werken we met een beperkt aantal partijen.
| Partij | Wat ze doen | Land van verwerking | Doorgifte buiten de EER en waarborg |
|---|---|---|---|
| LiveKit Cloud | Voert het telefoongesprek technisch uit; regisseert ook Google en Cartesia hieronder | Gesprekstechniek: EU-regio (Frankfurt) | Voor de subverwerkers die LiveKit zelf voor spraakherkenning/tekst-naar-spraak inschakelt (waaronder Cartesia en Google): LiveKit's eigen voorwaarden verbieden hen de gegevens te bewaren of te gebruiken om hun modellen te trainen. U kunt dat nalezen in LiveKit's eigen documentatie onder "Zero data retention": docs.livekit.io/agents/models/inference |
| Deepgram | Zet spraak om in tekst | Europese Unie (bewust een Europees verwerkingsadres) | Geen doorgifte buiten de EER |
| Cartesia | Zet tekst om in spraak (de stem van de AI), via LiveKit | Verenigde Staten (volgens hun eigen privacybeleid) | Gedekt onder LiveKit's contract met zijn eigen subverwerkers (geen bewaring, geen training) |
| Taalmodel voor WhatsApp en als terugval bij telefonie, via LiveKit | Verenigde Staten | Zelfde waarborg als Cartesia hierboven | |
| Google Calendar | Als onze klant zijn agenda koppelt, kunnen boekingsgegevens (naam, contactgegeven, tijdstip) naar die agenda worden gesynchroniseerd | Verenigde Staten, of een ander land waar Google faciliteiten heeft (volgens Google's eigen voorwaarden voor deze koppeling) | Onze klant koppelt hierbij zijn eigen Google-account; wij hebben zelf geen aparte overeenkomst met Google voor deze specifieke koppeling |
| Mistral | Ons belangrijkste taalmodel voor telefonie | Europese Unie (volgens Mistral's eigen documentatie is dit sinds 2026 de standaardverwerking; wij gebruiken geen apart Amerikaans eindpunt) | Geen doorgiftevraag |
| Twilio | Telefonie, sms en WhatsApp | Verenigde Staten | Twilio's eigen verwerkersovereenkomst met modelcontractbepalingen, standaard onderdeel van hun voorwaarden |
| Stripe | Betalingen | Verenigde Staten, en mogelijk andere landen (Stripe biedt zelf geen EU-dataresidentie aan) | Het EU-VS Data Privacy Framework en modelcontractbepalingen, standaard onderdeel van Stripe's eigen voorwaarden |
| Brevo | E-mailmeldingen aan onze klant | Europese Unie (Frankrijk) | Geen doorgiftevraag |
| cal.com (zelf gehost) | Agendakoppeling | Draait op onze eigen server (zie Hetzner hieronder) | Niet van toepassing, geen aparte partij |
| Hetzner | Hosting van onze servers, waaronder onze hoofddatabase | Duitsland (Falkenstein) | Geen doorgiftevraag |
| Leafcloud | Versleutelde back-ups | Nederland (Amsterdam) | Geen doorgiftevraag |
| FreeScout | Support als u zelf contact opneemt met MijnReceptie.ai | Duitsland (Falkenstein, dezelfde server als onze eigen foutmonitoring) | Geen doorgiftevraag |
| GlitchTip | Foutmonitoring van onze eigen techniek; ontvangt geen gespreksinhoud of contactgegevens | Duitsland (Falkenstein) | Geen doorgiftevraag |
| Google Analytics | Meet hoe bezoekers onze eigen marketingwebsite gebruiken — welke pagina's, hoe lang, via welk type apparaat, en welke acties op de site worden uitgevoerd. Alleen ná uw toestemming; weigert u, dan wordt er niets geladen en niets gemeten | Verenigde Staten | Google's eigen verwerkersvoorwaarden met modelcontractbepalingen, standaard onderdeel van de voorwaarden van Analytics — tenzij Google voor een bepaalde doorgifte een ander goedgekeurd doorgiftemechanisme hanteert. Uw IP-adres wordt verkort vóórdat het bij Google aankomt, en wij koppelen deze statistieken niet aan wat u in een formulier invult |
| Netlify | Host onze marketingwebsite en levert de chatwidget uit. Ontvangt op dit moment ook nog de aanvragen uit het demoformulier op onze abonnementenpagina: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer | Verenigde Staten | Netlify's eigen verwerkersovereenkomst met modelcontractbepalingen, standaard onderdeel van hun voorwaarden. Let op voor de demo-aanvragen: bij Netlify worden die niet automatisch verwijderd. Wij verwijderen ze daarom met de hand, en wij verplaatsen dit formulier naar onze eigen systemen, waar het onder de bewaartermijn van 90 dagen uit §3 valt |
Elke partij hierboven mag gegevens alleen gebruiken om onze dienst te leveren, behalve waar dit document hierboven expliciet een andere afspraak noemt.
6. Wat er gebeurt tijdens een gesprek — AI-transparantie (AI-verordening, art. 50)
De Europese AI-verordening verplicht ons te laten weten dat u met een AI-systeem communiceert, niet met een mens.
- Telefoon: aan het begin van elk gesprek hoort u: "Hallo, u spreekt met de AI-assistent van [bedrijfsnaam]. Dit gesprek wordt vastgelegd." — expliciet en verplicht, ongeacht wat de klant verder heeft ingesteld.
- Website-chat: de widget toont expliciet dat het gesprek door een AI-assistent wordt gevoerd, geen medewerker, en dat u op elk moment naar een medewerker kunt vragen.
- WhatsApp: aan het begin van een gesprek ontvangt u: "U chat met een AI-assistent, geen medewerker. Dit gesprek wordt vastgelegd om u goed te kunnen helpen en onze dienstverlening te verbeteren. Vraag op elk moment gerust naar een medewerker." U krijgt deze melding opnieuw wanneer u het gesprek hervat na een onderbreking van meer dan 24 uur, zodat u er ook bij een later contact aan herinnerd wordt — niet alleen de allereerste keer dat u ons appt. Dat venster van 24 uur bepaalt alleen wanneer u deze melding opnieuw krijgt; het splitst uw berichten niet op in aparte gesprekken — voor de bewaring geldt de doorlopende reeks uit §3.
Let op — WhatsApp draait vandaag nog op één gedeeld testnummer. Onze WhatsApp-dienst is nog niet per klant op een eigen nummer beschikbaar: alle WhatsApp-berichten lopen op dit moment via één gedeeld testnummer van onze leverancier Twilio, dat wij zelf beheren. U communiceert dus niet met een WhatsApp-nummer van het bedrijf dat u probeert te bereiken. Zodra WhatsApp per klant op een eigen nummer beschikbaar komt, passen we deze verklaring daarop aan.
7. Geautomatiseerde besluitvorming
Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar wezenlijk gevolg voor u plaats. De AI-receptioniste beantwoordt vragen, neemt berichten aan en plant afspraken in overleg met u — zij neemt geen beslissingen over bijvoorbeeld krediet, verzekering, prijs of een contract. Dit is een vaste eis in onze eigen productrichtlijnen, niet iets dat aan de AI zelf wordt overgelaten.
8. Hoe lang we gegevens bewaren
Zie de tabellen in §3. Na de genoemde termijn worden gegevens automatisch verwijderd door een dagelijkse opruimtaak.
Onze database-back-ups worden lokaal veertien keer bewaard (elke dag een nieuwe kopie) en ook versleuteld naar een externe partij in Nederland gestuurd, als extra bescherming tegen een storing op onze eigen servers.
9. Cookies en lokale opslag
Op onze marketingwebsite (mijnreceptie.ai): wij plaatsen
vóór uw toestemming geen enkele cookie en laden dan ook geen analysesoftware. U
ziet bij uw eerste bezoek een melding met twee knoppen.
- Weigert u, dan gebeurt er niets meer. Er wordt niets geladen en niets gemeten.
- Accepteert u, dan laden wij Google Analytics. Dat plaatst wél cookies, en meet welke pagina's u bezoekt, hoe lang en via welk type apparaat. Uw IP-adres wordt daarbij verkort vóórdat het bij Google aankomt. Wij meten ook welke acties op de site worden uitgevoerd, zodat wij zien waar bezoekers afhaken. Wij koppelen die statistieken niet aan wat u in een formulier invult.
Uw keuze zelf bewaren wij niet in een cookie, maar in de lokale opslag van uw
eigen browser, onder de naam mijnreceptie-cookie-consent. Die waarde blijft op uw
apparaat, wordt nooit naar ons verstuurd, en dient er alleen voor om u de melding niet bij elk
bezoek opnieuw te tonen.
Hoe lang Google deze gegevens bewaart: sinds 14 september 2026 staan zowel de gebeurtenisgegevens als de gegevens op gebruikersniveau ingesteld op twee maanden, en staat de optie uit die die termijn bij elk nieuw bezoek opnieuw zou laten beginnen. Google voert zo'n wijziging pas na 24 uur door, en niet met terugwerkende kracht: gegevens die vóór die datum zijn verzameld, volgen nog de oude instelling.
Toestemming intrekken. Er is op dit moment geen knop op de site waarmee u dat
kunt doen. U trekt uw toestemming in door de sitegegevens van mijnreceptie.ai in uw
browser te wissen — dan verdwijnt zowel de bewaarde keuze als de cookie van Google Analytics, en
krijgt u bij uw volgende bezoek de melding opnieuw. Wij bouwen op dit moment een knop in de
melding zelf.
In het dashboard (voor onze klanten): wij zetten één functionele cookie om u ingelogd te houden. Deze cookie is nodig om het dashboard te kunnen gebruiken, bevat geen trackinggegevens, werkt alleen over een beveiligde verbinding, en vervalt vanzelf na 7 dagen.
In de website-widget (voor bellers/bezoekers): de widget gebruikt geen
cookies, geen localStorage en geen sessionStorage. Alles wat tijdens
een widgetgesprek nodig is, blijft alleen in het geheugen van uw browser en verdwijnt zodra u de
pagina sluit of ververst.
10. Beveiliging
Al het verkeer naar en van MijnReceptie.ai loopt via een beveiligde verbinding (https). Onze back-ups worden versleuteld voordat ze naar een externe partij worden gestuurd. Toegang tot het dashboard is beveiligd met een wachtwoord en met rollen (bijvoorbeeld eigenaar, beheerder, medewerker) die bepalen wie wat mag zien of doen. Gegevens van verschillende klanten zijn gekoppeld aan een eigen profiel-ID per klant (tenantgebonden opslag).
11. Uw rechten
U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens en het maken van bezwaar.
- Bent u klant van MijnReceptie.ai (heeft u zelf een dashboardaccount): u kunt via de instellingen in uw dashboard een deel van uw gegevens exporteren en uw account laten verwijderen. Dit dekt de belangrijkste gegevens, maar niet alles wat bij externe partijen zoals Stripe apart wordt bewaard — mail ons als u daar ook een verzoek over wilt doen.
- Belt, appt of chat u met een bedrijf dat MijnReceptie.ai gebruikt: neem voor een verzoek over uw eigen gegevens in de eerste plaats contact op met dát bedrijf — zij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens (zie §2). Wij ondersteunen hen daarbij.
Er bestaat vandaag geen geautomatiseerde weg om als individuele beller, WhatsApp-contact of widgetbezoeker in één keer al uw eigen gegevens over alle kanalen tegelijk op te vragen of te laten verwijderen — dat verloopt vandaag via de klant, handmatig.
U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), of, als u in een andere EU-lidstaat woont, bij de toezichthouder van dat land.
12. Wijzigingen in deze verklaring
Als we deze verklaring aanpassen, publiceren we de nieuwe versie op deze pagina met een nieuwe datum bovenaan; bij een wijziging die wezenlijk verandert wat we met uw gegevens doen, laten we onze klanten dat daarnaast per e-mail weten.
Wijziging van 14 september 2026. Drie dingen zijn toegevoegd of rechtgezet. (1) §5 noemt nu ook Google Analytics en Netlify; die stonden er niet in, terwijl beide gegevens van websitebezoekers verwerken op ons eigen domein. (2) §9 beschrijft nu ook de marketingwebsite — welke cookie er wanneer wordt geplaatst, waar uw keuze wordt bewaard, hoe lang Google de gegevens bewaart en hoe u uw toestemming intrekt; eerder ging §9 alleen over het dashboard en de widget. (3) De regel over WhatsApp in §3 is preciezer gemaakt: wij bewaren per telefoonnummer één doorlopende berichtenreeks, geen losse gesprekken, en een verwijderverzoek raakt die hele reeks. Dat stond er eerder te beknopt, waardoor het leek alsof losse berichten apart te verwijderen zijn.
13. Contact
MijnReceptie.ai, een handelsnaam van Metin Solutions — KVK 42049830 — info@mijnreceptie.ai. Ons postadres verstrekken we op verzoek.